La scelta di uno strumento ci pone sempre di fronte ad alcuni interrogativi, anche quando si parla di comunicare con il proprio team. Spesso si pensa che le email siano lo strumento migliore, ma in questo articolo ti voglio mostrare alcune funzionalità di Slack che assolutamente non puoi perdere.
La scelta di uno strumento è sicuramente un’attività molto importante nel proprio lavoro. Quando ne seleziono uno quello che solitamente faccio è immergermi nel suo utilizzo e utilizzarlo per circa due o tre anni senza mai fermarmi a leggere articoli che annunciano l’arrivo di una nuova killer app, anche perché in questi ultimi anni se ne vedono apparire fin troppi.
Questa immersione mi permette di conoscere nel dettaglio lo strumento che ho selezionato, comprenderne pregi e difetti utilizzandolo al massimo delle sue possibilità. Se nel frattempo esce una vera killer app degna di questo nome, ovvero un’app che mi permette di sostituire quella che sto usando e che mi offre maggiori possibilità, sono sicuro che al prossimo ciclo di ricerca sarà sempre in piedi e avrò l’opportunità di conoscerla da vicino.
Nel caso in cui la killer app non fosse più presente nel mercato, mi sono salvato un sacco di tempo che avrei investito cercando di capire quale fosse lo strumento migliore in quel preciso momento storico, considerando anche la tonnellata di articoli-fotocopia che vengono fuori quando un topic si fa “caldo”…
Diciamo soltanto che non le ritengo letture utili 😉
Quanto scritto non rappresenta l’unico modo per scegliere uno strumento, questo è il mio approccio personale. Ho sviluppato questa “tecnica” dopo anni spesi a rincorrere killer app e rischiando spesso di non concludere assolutamente nulla 🙂 Ecco perché sto scrivendo questo articolo: non voglio che anche tu perda tempo.
Se ti posso fare un esempio personale potrei tornare al tempo in cui ho dovuto scegliere un task manager, la scelta è caduta su Asana ma mi sono messo ad analizzare da vicino anche il suo diretto competitor: Trello. Da questo confronto è stata creata la presentazione che il mio collega Eugenio ha presentato al La Settimana della Formazione organizzata da Giorgio Taverniti.
Probabilmente anche tu hai una pratica simile alla mia. Dopo anni passati su Internet ad ascoltare il nuovo grido alla soluzione, sono sicuro che hai scoperto che, in fin dei conti, tutte queste novità non fanno altro che distrarci dal lavoro e ci impediscono di portare del vero valore ai nostri clienti.
Devo anche dire che dopo un po’ di tempo che provo una determinata soluzione decido di parlane in pubblico e lasciare che i consigli che condivido trovino anche altre opinioni che mi permetteranno di scoprire altri segreti sullo strumento che sto presentando. Un po’ come è già successo anche per Vagrant e BitBucket.
L’articolo di oggi ha proprio questa funzione, presentarti la chat Slack che ha permesso a me e al mio team di salvare un sacco di tempo in comunicazioni ed email che avrebbero accumulato la pericolosa polvere digitale.
Non sono certo qua a venderti qualcosa, Slack è un’applicazione il cui piano gratuito è ricco di funzionalità e che presenta un accont pro dedicato principalmente a team di grandi (grandi) dimensioni. Il mio lavoro che svolgerò non è quello di elencarti i pregi e i difetti, questo compito viene svolto dalla sua homepage. Io sono qua per condividere con te alcune soluzioni che ho incontrato durante il suo utilizzo.
Un piccolo cenno su Slack
Se sei uno tra quei 12 esseri umani che non hanno ancora sentito il termine Slack eccomi a presentarti questa interessante applicazione.
Slack è una chat con molti punti a favore.
A parte alcune funzionalità molto simili a IRC (altra chat incredibilmente famosa degli anni ’90) in cui la messaggistica viene suddivisa in canali e stanze, bisogna dire che il suo focus sul lavoro, piuttosto che sul passatempo, gli ha permesso di scavarsi un’interessante nicchia di mercato.
Un po’ come Asana, anche Slack promette di essere uno strumento che aiuta a ridurre (incredibilmente) l’utilizzo delle email, e non a caso Asana ha recentemente lanciato una chat interna alla sua potentissima app.
Il segreto di Slack è la possibilità di integrarlo con un’infinità di servizi che facilitano il lavoro del nostro team.
Abbiamo bisogno di ricevere una notifica quando un cliente effettua un acquisto sul nostro ecommerce? Vuoi sapere se il tuo sviluppatore ha inviato l’ultimo aggiornamento al server oppure se il tuo grafico ha preparato le immagini per gli articoli in pronta pubblicazione?
Con tutte le integrazioni che ci vengono messe a disposizione il nostro unico limite è la fantasia.
Adesso ti sei fatto un’idea e (dovresti) essere curioso di come poterlo integrare nel tuo flusso di lavoro, ma prima ancora che possa balenarti in testa la domanda perché utilizzarlo voglio fornirti qualche altro suggerimento che ti permetterà di capire più velocemente se Slack è un’applicazione che può fare al caso tuo.
Anche se ti ho fatto pensare che Slack è un’applicazione business vorrei tranquillizzarti dicendoti che, più in generale, questa è un’applicazione perfetta per tutti coloro che hanno bisogno di mettersi in comunicazione con un team. Anche per la gestione dei vari meetup WordPress sparsi per lo stivale, compreso il nostro che si svolge a Roma, utilizziamo questo strumento con molta soddisfazione.
Andiamo quindi a conoscere alcune delle caratteristiche che hanno reso questa applicazione di messaggistica una must have per tutti i professionisti del digitale.
Scorciatoie da tastiera
Se non dovesse essere chiaro, io sono uno sviluppatore e agli sviluppatori piacciono le scorciatoie da tastiera.
Non a caso recentemente abbiamo rilasciato un corso dedicato ad Atom, un editor di codice potente che permette di gestire qualsiasi cosa con semplici combinazioni da tastiera.
Come mi sono trovato più volte a scrivere, le scorciatoie da tastiera permettono una scrittura più veloce perché non si ha la necessità di alzare la mano per prendere il mouse alla ricerca del bottone che ci permette di attivare l’opzione o lo strumento desiderato.
Capisco che in alcuni contesti dover scoprire le combinazioni di tasti può essere una cosa un po’ noiosa, ma con una schermata come quella di Slack impararli sarà addirittura divertente!
Tutto quello di cui hai bisogno è disponibile con la semplice scorciatoia da tastiera: Cmd+/.
Se non usi Mac sostituisci semplicemente Cmd con Ctrl e il gioco è fatto. Ricorda inoltre che la schermata che mostrerà si baserà sul tuo sistema operativo e quindi avrai la lista delle scorciatoie e combinazioni corrette.
Spostarsi all’interno dei vari canali (Cmd + T) diventerà un gioco da ragazzi e potrai fare operazioni ancora più interessanti come scoprire le ultime volte che siamo stati menzionati oppure creare una snippet di testo con quello che abbiamo copiato negli appunti. Quest’ultima, per esempio, la trovo incredibilmente utile quando devo far leggere ai miei soci email importanti o porzioni di un articolo.
[clickToTweet tweet=”@SlackHQ offre moltissime scorciatoie da tastiera e aiuta a velocizzare il lavoro!” quote=”Slack offre moltissime scorciatoie da tastiera e aiuta a velocizzare il lavoro!”]
Adesso che conosci alcune delle scorciatoie da tastiera più utili, andiamo a scoprire altre caratteristiche di questa applicazione che possono aiutarti nel tuo lavoro.
Integrazione con Google Drive
Ti ho parlato poco fa che uno dei punti di forza di questa applicazione sono proprio le integrazioni che ha con le altre applicazioni di terzi sparse per la rete.
Lo stesso Asana ha un’integrazione che ci permette di ricevere una notifica quando task appartenenti ad un determinato progetto vengono completati, ma adesso quello che mi preme presentarti è la sua integrazione con la suite office online forse più potente al mondo: Google Drive.
Io mi trovo molto spesso a creare bozze, documenti e presentazioni direttamente all’interno di questa suite, in fin dei conti è incredibilmente comoda! Posso creare un file di testo a lavoro e continuare a modificarlo anche la sera prima di andare a letto senza la necessità di portarmi a presso penne USB (che tendenzialmente perdo) o di dovermi mandare una mail contenente in allegato il documento in questione (che spesso dimentico).
Certo, esistono soluzioni come Dropbox e simili che ci permettono di sincronizzare i propri file, ma considera anche che io non uso suite office desktop perché non sono applicazioni che installo sul miosistema operativo. Preferisco le versioni online, anche se in alcuni casi limitate.
Se stai già usando Slack e ti è capitato di incollare un link che porta a un documento Drive, molto probabilmente hai visto qualcosa del genere:
Praticamente Slack riconosce il link che abbiamo incollato e se punta a un documento Drive ci chiede se vogliamo dare un significato maggiore al collegamento integrando questo servizio con Slack, cosa che ci permetterà di avere una piccola preview che anticipa i contenuti del documento.
La cosa bella di questa integrazione è che oltre ad avere una funzione di puro abbellimento, ci permette anche di cercare i file che vogliamo inserire o di crearne di nuovi direttamente nel punto in cui passiamo la maggior parte del tempo, nella casella di testo:
Personalmente la ritengo una funzionalità incredibilmente comoda, ma te che ne pensi?
Conoscere i Trigger e come personalizzarli
Per chiunque provenga dal mondo IRC è naturale aspettarsi di avere una specie di robot, un assistente virtuale o bot, che risponde a determinate richieste. Questa è sempre stata una caratteristica molto avanzata in Slack e si trova sotto forma dell’utente @slackbot presente in qualsiasi team di cui facciamo parte.
Se provi a cliccare sul suo nome, proprio come nell’immagine sopra, puoi trovare un saluto che viene fatto da parte di questo automa. Sono convinto che non sei abituato ad avere al tuo servizio qualcuno sempre pronto a rispondere a qualsiasi tua richiesta, eppure slackbot è proprio lì per questo.
Prova ad accedere alla chat privata con slackbot (cliccando sul suo nome) e digita /help, succede niente di interessante? Slackbot non fa altro che risponderci con un messaggio (in Inglese) che ci ricorda in quanti modi può esserci utile.
Se hai provato a scrivere /help nella tua chat, sono sicuro che avrai anche notato il menu a tendina che elenca le varie parole che puoi utilizzare per eseguire determinate azioni:
A questo punto della lettura hai scoperto che Slack non offre soltanto un metodo per essere navigato e configurato con scorciatoie da tastiera precedenti, ma hai anche scoperto che puoi eseguire dei comandi grazie all’uso di queste parole chiavi. Avere una lista di comandi come questa ti permetterà di impostare i tuoi messaggi di away, avviare un hangout, rimuovere degli utenti ed eseguire moltissime altre azioni di quotidiana utilità.
[clickToTweet tweet=”Eseguire dei comandi in #Slack è facile quanto scrivere un qualsiasi messaggio!” quote=”Eseguire dei comandi in Slack è facile quanto scrivere un qualsiasi messaggio!”]
Sicuramente imparare a utilizzare questi strumenti ti permetterà di velocizzarti e usare Slack al meglio, ma una cosa ancora più interessante che potresti fare è creare i tuoi trigger!
Navigando nelle impostazioni di personalizzazione del canale, possiamo creare delle Slackbot Responses che ci permetteranno di personalizzare i messaggi che questo bot è in grado di restituire. Nell’immagine che trovi qua sopra ti mostro come poter creare un trigger /ciao che permette di offrire ai nostri nuovi arrivati un messaggio di benvenuto che li può guidare ad un corretto utilizzo dei canali.
A questo punto, se gestisci un canale, tutto quello che ti resta da fare è comunicare la presenza di questi comandi e lasciare che le persone si aiutino da sole andando a chiedere consigli direttamente a slackbot.
Formatta il tuo testo
La formattazione del testo è l’unica attività che ci permette di far capire il tono di voce che assumiamo quando comunichiamo, almeno per quanto riguarda una chat testuale. Quando siamo arrabbiati niente renderebbe meglio l’idea se non un nostro audio registrato in mp3, ma questo Slack non ce lo permette (ancora).
Slack ha intergato le chiamate vocali e video (quest’ultime a partire dagli account Standard), quindi se proprio vuoi urlare a qualcuno al giorno d’oggi puoi farlo tranquillamente, basta che l’altro risponda alla tua telefonata.
Se però non possiamo usare il microfono e le cuffie possiamo aggiungere una formattazione al nostro testo in Markdown. Se non riconosci il termine che ho appena utilizzato, non preoccuparti, si tratta semplicemente di un modo di scrivere i testi che mira a lasciare le nostre dita attaccate alla tastiera utilizzando dei caratteri speciali durante la composizione.
La sintassi utilizzata da Slack è veramente molto semplice, ma al tempo stesso ci permette di inserire grassetti, corsivi, liste, blocchi di codice… Insomma tutto quello che può servire durante una veloce chiacchierata di lavoro.
Utili strumenti per non dimenticare niente
Mi hai già sentito parlare di Asana e di come apprezzi questa applicazione, avere la certezza di salvare le mie idee e task all’interno di un posto sicuro non ha prezzo.
Però devo ammettere che utilizzo più Slack che Asana.
Questo succede perché il primo mi permette di mantenermi in comunicazione con il mio team ed è un’attività più frequente piuttosto che controllare i propri task alcune volte al giorno.
Per questo motivo potrebbe risultare comodo poter creare dei piccoli reminder che mi avvisano durante la giornata. Se Asana è perfetto per organizzare obiettivi e attività, Slack è sempre acceso e può ricordarmi velocemente di alcune cose che devono essere fatte in giornata.
Se desideri scoprire come unire Slack e Asana, controlla questa integrazione. Grazie a essa potrai creare e assegnare nuovi task, commentarli, completarli e molto altro!
Ecco perché da diverso tempo mi trovo ad avere sia Asana che Slack. Con la prima analizzo quali sono i task che devo fare durante il giorno e quali richiedono la mia attenzione successivamente, mentre grazie alla seconda applicazione inserisco i reminder giornalieri che mi permettono di mantenermi aggiornato.
Aggiungere questi tipi di messaggi è un gioco da ragazzi, basta seguire un semplice template per inserire tra quanto tempo fare che cosa: /remind me [at/in] [tempo] to [fare qualcosa]. La logica è veramente semplice e sono sicuro che con qualche esempio più concreto la situazione sarà ancora più chiara:
/remind me in 30 minutes to Chiamare Eugenio/remind me at tomorrow 4pm to Uscire prima/remind me in 6 hours to Scappa da lavoro!
Questi sono piccoli esempi di come sia possibile impostare dei veloci reminder durante la nostra giornata lavorativa. Sicuramente non è la miglior applicazione per questo tipo di attività, ma fintanto che abbiamo sottomano soltanto una tastiera ti assicuro che è più che sufficiente.
Sfrutta la ricerca avazata
È giunto il momento di mettere da parte tutte le preferenze tra tastiera e mouse per quanto riguarda velocizzare il proprio lavoro e puntare l’attenzione su di uno strumento che ci permetterà di trovare vecchie conversazioni e idee: la ricerca!
[clickToTweet tweet=”La #ricerca di @SlackHQ è incredibilmente potente e utile, assolutamente da provare!” quote=”La ricerca di Slack è incredibilmente potente e utile, assolutamente da provare!”]
Un po’ come in Gmail (altra applicazione dove la ricerca permette di fare miracoli), anche in Slack è possibile filtrare la nostra ricerca secondo alcuni parametri. Magari ti ricordi chiaramente che quella cosa è stata detta da Mario oppure che stamattina qualcuno ha fissato una riunione…
Praticamente potrai eseguire ricerche complesse senza neanche dover consultare un nuovo menu.
Come puoi notare tu stesso, puoi personalizzare la ricerca effettuata aggiungendo un + seguito da alcune parole che ti permettono di applicare i filtri appropriati ed eseguire una ricerca più accurata e veloce.
Cattura l’attenzione di tutti
Capita in tutti i team, ogni tanto c’è la necessità di attirare l’attenzione di tutti, di essere in grado di inviare in un solo istante una notifica a chiunque è all’interno di un determinato team o canale.
Non sono certo io quello che ti deve avvisare che utilizzare costantemente questo tipo di notifiche non farà altro che stancare gli appartenenti al team togliendo importanza ai tuoi messaggi, ma ammetto allo stesso tempo che se utilizzate con parsimonia questi tipi di notifiche sono veramente efficaci.
Quindi se ti trovi in queste condizioni, hai tre semplici comandi pronti per te!
Se hai bisogno di notificare soltanto gli appartenenti ad un determinato gruppo puoi utilizzare @here. Questo comando rispetta lo stato impostato dall’utente quindi se qualche componente del tuo team è al momento /away non verrà disturbato.
Cosa ben diversa succede quando abbiamo deciso di utilizzare la parola chiave @channel che permette di notificare tutti gli appartenenti ad un determinato canale (o gruppo) mandando delle push notification sia desktop sia mobile.
Ultimo comando veramente utile soltanto se utilizzato all’interno del canale principale, #general quindi, è il comando @everyone che ci permetterà di inviare una notifica push a tutti i componenti del nostro team.
Saper utilizzare bene queste notifiche ti sarà utile per avvertire tutto il team, ovviamente se hai bisogno di una precisione maggiore puoi sempre usare i comandi @ seguiti dal nome dell’utente per mandare una notifica al diretto interessato.
Conclusioni
Siamo giunti al termine di questo articolo dove ho voluto spiegarti come utilizzare uno strumento che abbiamo trovato incredibilmente utile e interessante.
Ormai è diventato un collega virtuale!
Spero di averti fatto scoprire uno strumento che utilizzerai con passione anche con il tuo team o con i tuoi clienti, perché grazie a questo puoi dire addio alle email e spingere sull’acceleratore per velocizzare il tuo lavoro.
Sono sicuro che esistono altre soluzioni, molto spesso a pagamento, che ti permettono di gestire come meglio credi le comunicazioni con il tuo team e i tuoi clienti ma ritengo che con Slack la mia vita si sia enormemente semplificata e ti consiglio di dargli una possibilità!
Se vuoi condividere con noi le tue opinioni a riguardo usa, la sezione dei commenti che si trova qua sotto.
Sono proprio curioso di scoprire nuovi punti di vista.
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